LEGACY LEGAL RECRUITING LLC
Responsable de Instalaciones
Tiempo completo • Hybrid - US
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Beneficios:
- Bonificación basada en el rendimiento
- 401(k)
- Descuentos para empleados
- Seguro médico
- Tiempo libre remunerado
- Salario competitivo
- Seguro dental
- Comida y aperitivos gratis
Resumen del puesto
El Responsable de Servicios de Oficina es responsable de la supervisión diaria de un entorno profesional de oficina, asegurando que las operaciones, las instalaciones y los servicios de apoyo funcionen de forma fluida y eficiente. Trabajando estrechamente con la dirección organizativa y gestionando un pequeño equipo, esta persona actúa como contacto principal para instalaciones, logística de oficina, administración de registros, coordinación de proveedores y apoyo operativo general. El puesto requiere presencia presencial y un fuerte compromiso con mantener un entorno laboral de alta calidad y orientado al servicio para todos los empleados.
Responsabilidades clave
Supervisión Operativa y de Instalaciones
- Mantén la funcionalidad, la seguridad y el aspecto profesional del entorno de oficina.
- Gestionar al personal operativo, asignar tareas diarias y establecer expectativas de rendimiento.
- Liderar iniciativas de gestión de espacios, incluyendo traslados de oficina, reconfiguraciones y optimización del espacio de trabajo.
- Realiza recorridos rutinarios para identificar necesidades de mantenimiento y oportunidades de mejora.
- Coordina con los equipos de construcción y socios autorizados para el mantenimiento de las instalaciones, incluyendo sistemas como HVAC, iluminación y fontanería.
- Supervisa la adquisición e inventario de material de oficina y necesidades laborales.
- Apoyar iniciativas de preparación para emergencias y seguridad y participar en programas organizativos relacionados.
Gestión de proveedores y servicios
- Actuar como enlace principal entre la organización y socios externos de edificios o instalaciones.
- Buscar, coordinar y supervisar proveedores externos que proporcionan mantenimiento, limpieza, reparaciones y servicios especializados.
- Negociar acuerdos de servicio y asegurar que se cumplan los compromisos de nivel de servicio.
- Revisa y aprueba facturas y facturaciones a proveedores.
Sala de correo, impresión y administración de registros
- Supervisa el correo, la gestión de paquetes, los servicios de mensajería y los flujos de trabajo relacionados.
- Asegúrate de que el equipo de oficina—como impresoras y dispositivos multifunción—esté correctamente mantenido y suministrado.
- Gestionar los programas de registros físicos y digitales en línea con los requisitos regulatorios, de políticas y organizativos.
- Apoyar los esfuerzos de digitalización en curso y desarrollar o actualizar procedimientos según sea necesario.
Apoyo en eventos y reuniones
- Proporcionar apoyo operativo para reuniones, eventos y reuniones internas, incluyendo la instalación de las salas, la configuración del mobiliario, la coordinación audiovisual y la logística.
- Colaborar con equipos administrativos y operativos para garantizar una ejecución fluida de las actividades de oficina.
Apoyo Operativo General
- Responder a solicitudes puntuales de empleados y directivos.
- Colaborar con proyectos departamentales, informes y tareas presupuestarias según se les asigne.
Habilidades, conocimientos y capacidades
- Fuerte orientación al servicio con profesionalidad, discreción y atención al detalle.
- Fiable, adaptable y orientado a soluciones, con un enfoque positivo tanto para tareas rutinarias como complejas.
- Capaz de hacer multitarea eficazmente y gestionar prioridades en competencia.
- Excelentes habilidades de comunicación y capacidad para trabajar de forma colaborativa con colegas y socios externos.
- Conocimiento práctico de las operaciones de las instalaciones, sistemas de oficina y gestión de proveedores.
- Comodidad con plataformas tecnológicas relacionadas con la gestión documental, órdenes de trabajo y software estándar de oficina.
Formación y experiencia
- Se requiere un título universitario.
- Se prefiere experiencia previa en un entorno de servicios profesionales o corporativo, con varios años de responsabilidades en gestión de instalaciones o operaciones.
- Experiencia supervisando un equipo o liderando funciones operativas.
Condiciones laborales
- Puede ser necesario apoyo ocasional fuera de horario laboral para proyectos o necesidades operativas.
- El puesto implica actividades estándar de oficina y ocasionales tareas físicas ligeras (por ejemplo, mover suministros o materiales).
- Principalmente un puesto presencial con expectativas definidas en la oficina.
Opciones flexibles de teletrabajo disponibles.
Compensación: 85.000,00 $ - 120.000,00 $ al año
(si ya tienes un currículum en Indeed)